SobatKreatif saat ini kita sudah tiba di awal tahun 2021, tentunya kami akan memberikan informasi bermanfaat mengenai bagaimana cara membuat konsep acara yang kreatif dan menarik sehingga mendapatkan banyak pengunjung serta calon sponsor untuk ikut berkontribusi ke dalam acara tersebut.. Supaya sebuah acara dapat terlihat kreatif dan menarik, banyak hal yang bisa anda lakukan, dan bahkan Konsepacara yang kamu miliki memang menarik, perencanaan pun sudah dilakukan dengan matang. Namun semua hal tersebut bisa rusak jika kerjasama timnya tidak baik. Bisa dikatakan kerjasama tim menjadi elemen penting dalam menentukan kesuksesan sebuah acara loh. Kerjasama tim akan baik salah satunya dengan menjaga komunikasi. Caramembuat konsep acara menarik - Anda sedang berencana mengadakan event dalam waktu dekat? Bila Anda adalah pemilik acara atau merupakan orang yang diberi tanggung jawab untuk memastikan acara terselenggara dengan baik, maka tentunya Anda tahu bahwa sebuah acara harus memiliki konsep yang menarik agar menjadi sebuah acara yang sukses. Bagaimanacaranya menentukan konsep yang bagus? Konsep sebuah acara yang bagus adalah bisa memberikan hal yang menarik bagi masyarakat umum. Anda bisa membuat acara yang sudah terapkan sebelumnya. Dengan mempunyai kreativitas yang tinggi, acara itu dapat dikemas dengan konsep yang terbaru dan suasana yang lebih segar. HarusKamu ingat, sebuah acara yang berhasil tak hanya tergantung pada hari H berlangsung dengan lancar maupun tidak. Akan tetapi keberhasilan acara juga bergantung pada proses perencanannya, dan kerjasama tim menjadi hal yang paling penting. Mudah-mudahan informasi cara membuat konsep susunan acara yang menarik ini bisa membantu Kamu TipsCara Merencanakan dan Mengeksekusi Event dengan Baik dan Terarah 1. Membuat tema/konsep acara yang jelas. Faktor utama yang menjadi pertimbangan diadakannya sebuah acara yaitu konsep atau tema acara yang jelas. Tema acara adalah faktor utama yang mengawali tahapan perencanaan selanjutnya. Bagaimana menentukan konsep event yang bagus? . Apa yang membuat suatu event atau acara bisa luar biasa? Apakah makanan yang disajikan? Para sponsor? Atau mungkin kaliber speaker? Semua ini tentu sangat penting, tapi konsep acara adalah kuncinya. Pelajari cara membuat konsep acara event agar event yang diselenggarakan bisa berkesanBagaimana Cara Membuat Konsep Acara Event yang Kreatif?Inilah beberapa langkah yang perlu dilakukan1. Kenali Target AudiensLangkah pertama sebelum memikirkan konsep apapun adalah cari tahu untuk siapa event / acara tersebut diselenggarakan?Beberapa konsep akan sangat cocok dengan sekelompok audiens namun bisa tidak cocok untuk audiens lain, karena itu sangat penting untuk tahu berapa usia, gender, dan dari kalangan mana audiens event tersebut cara terbaik untuk mengidentifikasi audiens target adalah dengan menganalisis data apa pun yang Anda miliki tentang peserta dari acara sejenis sebelumnya dari perusahaan atau pihak penyelenggara yang kumpulkan informasi sebanyak mungkin tentang target audiens untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang minat, kesukaan, serta tujuan audiens untuk datang ke event tersebut sehingga konsep yang tepat bisa Cari Tahu Tujuan EventSource AdobeStockPertanyaan kedua yang harus terjawab adalah mengapa event tersebut diselenggarakan atau apa tujuannya? Apakah event tersebut untuk memasarkan suatu merk baru, sebagai kampanye calon bupati misal, seminar, perlombaan, festival musik, acara kantor, atau lainnya?Setelah tahu tujuan event dari pihak penyelenggara, selanjutnya miliki visi acara yang konkret dan terperinci, yang harus sesuai dengan brand / citra pihak penyelenggara serta selera para tamu undangan / peserta Lokasi EventKonsep harus cocok dengan lokasi, jadi cari tahu dulu dimana event tersebut akan berlangsung? Apakah di dalam gedung, ruangan terbuka / outdoor, di tepi pantai, lapangan, atau lainnya?Jawaban atas pertanyaan ini tergantung pada acara apa yang akan diadakan. Selain kebutuhan ruang untuk acara, Anda juga harus mempertimbangkan aksesibilitas, biaya, dan Waktu PelaksanaanKapan event tersebut akan berlangsung? Apakah pagi hari, siang, sore, atau mungkin malam? Jika lokasi dari event adalah outdoor, maka Anda perlu mempertimbangkan juga tentang perkiraan cuaca pada hari pelaksanaan juga apakah ada event lain atau acara serupa di tanggal dan jam yang Kumpulkan ReferensiSetelah mengetahui sejumlah hal di atas, sekarang carilah referensi yang sesuai dengan event yang akan diselenggarakan untuk memancing ide konsep kreatif diri Anda bisa menggabungkan beberapa referensi untuk menciptakan satu konsep baru, atau gunakan satu referensi konsep dan kembangkan atau ubah beberapa bagian agar sesuai dengan event yang akan Manfaatkan Desain InovatifAgar tercipta konsep acara yang benar-benar kreatif, gunakan jenis furniture yang berbeda, tata ruang baru, dan dinamika inovatif Miliki Tim Solid dan BerpengalamanKonsep acara kreatif dari event penting atau besar tidak bisa keluar dari satu kelapa saja, namun dari satu tim yang anggotanya adalah orang-orang berpengalaman dan kreatif. Jadi pastikan untuk memilih orang-orang yang memang Lengkapi dengan Cinderamata / SouvenirSource AdobeStockHal penting terakhir yang bisa menambah kesan tak terlupakan dari suatu event adalah memberikan cinderamata atau souvenir. Ada banyak jenis souvenir yang bisa di pilih, mulai dari miniatur hingga plakat dan kerajinan logam Juga Buat Piala Untuk EventTerapkan cara membuat konsep acara event di atas dan kunjungi untuk melihat aneka jenis produk unik dan mewah yang bisa dijadikan cinderamata. Situs ini menawarkan jasa custom souvenir dan gratis desain untuk Anda yang mungkin masih belum mendapat ide desain yang cocok dengan event. Berikut ini Asaljeplak akan memberikan mengenai bagaimana cara membuat konsep acara yang kreatif dan menarik sehingga akan dapat menarik banyak pengunjung dan tentunya calon sponsor untuk ikut berkontribusi ke dalam acara tersebut. Agar suatu acara dapat terlihat kreatif dan menarik, banyak hal yang bisa anda lakukan, dan bahkan tidak selalu dengan membuat suatu acara menjadi unik alias belum pernah dilakukan sebelumnya oleh siapapun. Yang terpenting di sini adalah anda harus memastikan acara tersebut akan meninggalkan kesan yang mendalam dan menyenangkan bagi mereka yang berpartisipasi, baik sebagai pengunjung, peserta, pengisi acara, ataupun penyandang dana dan sponsor. Dengan membuat suatu acara yang berkesan, tentunya akan menghasilkan suatu pengalaman tersendiri dan akan membuat acara anda terlihat semakin menarik, dan bahkan kreatif, sehingga akan terus dibicarakan oleh semua orang. Lalu, bagaimana cara membuat acara yang berkesan, menarik, dan bahkan kreatif tersebut ? Tentunya kesemuanya akan dimulai dari penyusunan konsep acara yang matang, menarik, tetapi akan tetap masuk akal untuk dilaksanakan, dan akan dapat mengundang minat dan ketertarikan, baik dari para sponsor, calon pengunjung, atau calon peserta. Sebelum membahas lebih lanjut, silahkan anda baca terlebih dahulu artikel kami lainnya terkait marketing dan branding seperti 5 Jenis Strategi Bisnis yang Efektif Dicoba, 5 Tips Mengadakan Launching Produk dengan Sukses, 5 Tips Branding yang Ampuh untuk Berbagai Jenis Bisnis, dan lain sebagainya. Cara Membuat Konsep Acara yang Kreatif dan Menarik1. Cari Referensi Sebanyak-banyaknya2. Pelajari Studi Kasus dari Acara yang Pernah Ada3. Menyusun Konsep Awal4. Buang Elemen yang Tidak Perlu5. Buat Daftar Vendor yang Terkait dan Cari Harga6. Menyusun Tim yang Kompeten7. Brainstorming dengan Tim8. Menyusun Daftar Sponsor9. Menyusun Proposal yang Menarik10. Buat Survei11. Kaji Ulang Konsep AcaraTips Mendapatkan SponsorKesimpulan Ada beberapa tahapan yang bisa anda coba lakukan pada saat menyusun konsep acara, yang apabila anda terapkan maka diharapkan akan dapat membantu anda menbuat suatu konsep acara yang kreatif dan menarik, yang akan kami jelaskan berikut ini 1. Cari Referensi Sebanyak-banyaknya Pertama-tama yang perlu anda lakukan dalam membuat konsep acara yang menarik adalah dengan cara mencari referensi acara lain sebanyak-banyaknya, terutama yang sesuai dengan event yang akan anda buat. Ini berguna untuk memancing ide kreatif anda sendiri, karena dengan melihat berbagai referensi acara, bisa jadi anda akan terpikirkan suatu ide baru, ataupun hasil percampuran dari referensi-referensi tersebut. 2. Pelajari Studi Kasus dari Acara yang Pernah Ada Tidak hanya melihat referensi dari luarnya saja, anda juga harus membedah setiap acara yang anda ambil sebagai contoh, dan mencoba mengupas apa saja yang dibutuhkan guna acara tersebut berjalan dengan baik. Dengan begitu anda jadi lebih memahami apakah acara yang serupa juga bisa anda lakukan atau tidak, dan kalau tidak mungkin dilakukan, apa kira-kira alternatif yang bisa anda coba. Pahami juga siapa yang mensponsori acara tersebut, dari industri apa, siapa target pengunjungnya, berapa harga tiket masuknya, di mana lokasinya, apa kendala yang kira-kira mereka hadapi, dan lain sebagainya. 3. Menyusun Konsep Awal Langkah selanjutnya adalah mencoba membuat draft kasar dari konsep yang ingin anda ajukan setelah melihat dan mengamati contoh kasus yang pernah ada, tanpa harus membutuhkan data yang valid. Buatlah konsep awal yang hanya berisikan elemen-elemen nya saja tanpa harus ada perumusan rencana anggarannya seperti apa, guna membantu anda membentuk suatu kerangka dasar dari konsep acara tersebut. 4. Buang Elemen yang Tidak Perlu Setelah konsep awal jadi, selanjutnya anda harus memilah dan membuang elemen-elemen yang sekiranya tidak diperlukan, baik karena anda angap akan sulit dilaksanakan, atau yang anda anggap hanya akan menjadikan biaya semakin bengkak, atau faktor-faktor lainnya. Yang dimaksud elemen di sini bisa dari beragam hal, misalnya konsep desain panggung, gimmick dari acara, pengisi acara, spesifikasi sound system dan lighting, atau hal apapun yang anda masukkan ke dalam konsep awal tersebut. 5. Buat Daftar Vendor yang Terkait dan Cari Harga Setelah anda membuang elemen-elemen yang tidak perlu, langkah selanjutnya anda sudah bisa untuk mulai survei harga dan juga vendor, dan membuat daftar lengkapnya sehingga apabila konsep anda nantinya berjalan, anda sudah tidak perlu repot lagi mencari-cari. Ini juga berguna untuk mengantisipaso apabila kesiapan anda dipertanyakan oleh atasan, ataupun calon sponsor atau pemberi dana, karena anda bisa mengajukan daftar vendor tersebut supaya mereka juga memahami berapa besar anggaran yang anda butuhkan dan juga kemungkinan suatu elemen bisa terlaksana atau tidak. 6. Menyusun Tim yang Kompeten Walaupun masih tahap konsep, anda juga sebaiknya sudah mulai menyusun siapa-siapa saja yang sekiranya akan anda masukkan ke dalam tim inti pelaksana acara tersebut, dan lebih baik lagi apabila anda dapat mengkonfirmasi kesediaan mereka. Memilih seseorang yang tepat untuk suatu posisi bisa akan meningkatkan efisiensi dan efektifitas pekerjaan anda nantinya pada saat mempersiapkan suatu acara, dan juga dapat menambah kredibilitas anda apabila orang tersebut sudah memiliki reputasi. 7. Brainstorming dengan Tim Setelah tim terbentuk, ada baiknya anda diskusikan lagi mengenai konsep acara yang akan anda ajukan, dan mencoba mendapatkan feedback dari masing-masing anggota tim pelaksana yang anda tunjuk tersebut. Perlu dicatat bahwa tidak serta merta usulan mereka harus anda terapkan, melainkan anda harus mempertimbangkan dengan matang apakah usulan ang diberikan benar-benar memberikan manfaat yang signifikan atau tidak. 8. Menyusun Daftar Sponsor Setelah konsep telah anda susun dan dimatangkan, maka tahapan selanjutnya dalam cara membuat konsep acara adalah menyusun daftar nama-nama sponsor yang sekiranya akan memiliki peluang terbaik untuk mendanai acara yang akan anda laksanakan tersebut. Pastikan calon sponsor yang anda kumpulkan memiliki target audiens yang serupa dengan target pengunjung acara anda, atau pun sesuai dengan tema kegiatan, industri yang anda sasar, atau apa saja yang sekiranya akan dapat memberikan manfaat bagi para calon sponsor tersebut. 9. Menyusun Proposal yang Menarik Apabila konsep telah matang, tim telah siap, daftar vendor dan sponsor juga telah anda buat, maka tahapan selanjutnya adalah menyusun proposal yang menarik bagi para calon sponsor serta pemberi dana. Isi proposal biasanya berupa paket-paket sponsorship yang berisikan imbal balik apa saja yang akan diterima calon sponsor apabila tertarik untuk mendanai acara, misalnya penempatan logo sponsor pada spanduk, brosur, penyediaan booth di lokasi acara, dan lain sebagainya. 10. Buat Survei Untuk semakin memantapkan persiapan, anda juga bisa mencoba membuat survey kepada para calon pengunjung atau calon partisipan dalam konsep acara yang anda buat, dengan tujuan untuk mengetahui seberapa besar acara tersebut menarik minat mereka. Karena, semenarik dan sekreatif apapun konsep acara yang anda buat menurut anda dan tim, apabila ternyata tidak dianggap cukup menarik oleh calon pengunjung atau partisipan yang anda targetkan tentunya akan percuma dan hanya akan membuang waktu serta biaya saja. 11. Kaji Ulang Konsep Acara Anda juga perlu mengkaji ulang konsep acara meskipun telah banyak anda revisi dan hilangkan berbagai elemen di dalamnya, guna memastikan apakah ada hal-hal yang masih terlewat atau bahkan bisa ditambahkan ke dalamnya. Tetapi anda juga harus tahu kapan waktunya anda berhenti mengkaji ulang, karena dikhawatirkan apabila telalu sering anda kaji, bisa jadi akan terlalu banyak tambahan yang membuat konsep acara melenceng terlalu jauh dari tujuan awalnya. Tips Mendapatkan Sponsor Setelah konsep selesai anda susun, tentunya anda harus mulai bergerak mencari sponsor atau pemberi dana untuk acara yang ingin anda buat tersebut, dan bisa dibilang ini merupakan tahapan yang paling sering menemui kendala. Mulai dari membuat janji temu dengan perwakilan dari calon sponsor yang sulit, lalu banyak juga sponsor yang tidak tertarik untuk memberikan dana tetapi hanya ingin menyumbangkan produk mereka dengan imbalan setara dengan sponsor pemberi dana, hingga lamanya waktu yang dibutuhkan untuk pencairan dana tersebut. Karenanya, kami akan memberikan beberapa tips yang bisa anda coba untuk mendapatkan sponsor, sehingga diharapkan akan mempermudah anda pada saat memasuki tahapan yang satu ini dan acraa akan berjalan dengan lancar. Beberapa tips tersebut antara lain adalah Pastikan sponsor memiliki target pelanggan yang sama dengan target pengunjung atau partisipan dari acara anda, Buat deadline untuk anda mencari sponsor, dan jangan terlalu mepet dengan hari H dari acara tersebut, Tentukan target berapa minimal dana yang harus anda dapatkan dari sponsor, Bersikap profesional pada saat berkomunikasi dengan calon sponsor, Rancang proposal semenarik mungkin, baik dari segi desain maupun dari segi paket sponsorship yang anda tawarkan, Tetap semangat dan jangan mudah putus asa, karena sangat lumrah untuk sponsor tidak merespons anda ataupun menolak proposal anda, sehingga anda sebaiknya segera beralih ke calon sponsor selanjutnya. Apabila sponsor mengajukan barter produk, jangan langsung ditolak, karena bisa jadi anda bisa menggunakan produk mereka untuk menambah nilai acara anda. Dengan mencoba menjalankna beberapa tips tersebut, kami harapkan usaha anda untuk mendapatkan sponsor akan lebih membuahkan hasil sehingga konsep acara yang anda ingin selenggarakan bisa berjalan dengan aman, lancar, serta tidak kekurangan dana. Baca juga artikel kami lainnya terkait mendapatkan sponsor dan juga pelanggan seperti 6 Cara Mendapatkan Leads dalam Bisnis Online, kemudian pahami pula 9 Jenis Strategi Digital Marketing, 10 Cara Membuat Pelanggan Setia Membeli Produk Bisnis, 5 Jenis Promosi yang Menarik Konsumen pada Bisnis, dan lain sebagainya. Kesimpulan Membuat konsep acara yang kreatif dan menarik memang tidaklah mudah, karena membutuhkan pengalaman serta pengetahuan yang luas dari anda tentang jenis acara yang ingin anda selenggarakan tersebut. Akan tetapi hal tersebut bukannya tidak mungkin, karena dengan melakukan langkah-langkah yang tepat, anda bisa menyusun suatu konsep acara yang akan mendatangkan banyak pengunjung serta menarik minat dari para calon sponsor sebagai pemberi dana. Intinya adalah dengan tidak berhenti belajar dari acara-acara yang pernah digelar, memastikan acara tersebut mungkin untuk dilakukan, serta tidak malas untuk selalu merevisi dan mengkaji ulang, serta mau beradaptasi apabila pada kenyataannya konsep acara yang anda inginkan tidak bisa terwujud 100% pada saat pelaksanaannya di lapangan. Kami harapkan panduan mengenai cara membuat konsep acara yang kami berikan ini akan dapat membantu anda merealisasikan konsep yang telah anda buat secara matang sehingga bisa mendatangkan keuntungan dan juga memberikan kepuasan serta kebangganan pribadi bagi diri anda sendiri. Jika kamu seorang Event Organizer yang ditugaskan untuk membuat sebuah event entah sekolah, kantor atau komunitas tertentu, maka kamu perlu mengikuti panduan orang tau, kunci keberhasilan dari sebuah acara/pameran/event salah satunya terletak pada perencanaan yang mustahil bisa menciptakan acara yang berjalan dengan baik, karena banyaknya pihak-pihak yang rencana tidak selalu mulus sesuai harapan, namun semakin baik perencanaannya akan menghasilkan eksekusi yang lebih baik Membuat EventAda 3 tahap dalam pembuatan event, diantaranya adalah Pre EventEventPost EventMasing-masing penjabarannya adalah sebagai Pre EventPre event merupakan tahap persiapan dan perencanaan. Ini merupakan tahap yang penting, karena pondasi yang kuat tentu bisa menopang hal yang Buat TeamBuild A TeamHal pertama yang harus dilakukan oleh event organizer adalah membuat atau membentuk suatu jumlah personel/tim ditentukan dari skala event-nya, jadi sesuaikanlah dengan Buat KonsepJika tim sudah terbentuk, hal selanjutnya adalah mengadakan meeting dengan tim untuk membahas beberapa hal dibawah ini Tujuan Event Tentukan apa tujuan event yang akan diselenggarakan. Apakah untuk perayaan tertentu, momen, atau tujuan yang lainTarget Audience Diskusikan siapa yang menjadi target audience, seperti mencari tahu rentang usia, kebiasaan, dan apa saja hal yang berhubungan dengan target audience kitaPengisi Acara/Event Content Tentukan siapa yang akan menjadi pengisi acara, jenis hiburan yang cocok dengan target audience, genre musik apa yang sesuai atau mungkin siapa artis yang hits di kalangan target audienceLokasi Event/Venue Jika semua poin diatas sudah terpenuhi, maka kita akan semakin mudah dalam menentukan lokasi event yang cocok dan paling tepatPada intinya, buatlah konsep yang tepat, unik, menarik dan harus relevan dengan begitu, maka kita bisa membangun engagement yang tinggi dengan para pengunjung, sehingga event bisa berjalan dengan Buat RundownJika konsep acara sudah jelas, langkah selanjutnya adalah menyusun rundown susunan acara.Rundown Asian Games 2018Rundown merupakan susunan acara yang lengkap dengan informasi di kelas event organizer professional, rundown akan dibuat se-detail Of Rundown Asian Para Games 2018Tapi untuk event dengan skala kecil, rundown cukup dibuat secara general saja. Yang terpenting adalah susunan acara & durasinya jelas, serta bisa menjadi panduan seluruh BudgetingMenghitung budget juga hal yang sangat perlu untuk diperhatikan. Tetaplah menjaga efisiensi dan bisa disusun dengan mengacu pada rundown yang telah dibuat. Mulai dari equipment perlengkapan, properti, pengisi acara, jumlah konsumsi dan lain menjabarkan semuanya, maka kita bisa menentukan berapa biaya yang dibutuhkan untuk menjalankan event tahap budgeting, kita juga harus Mentukan Sumber Dana Apakah dana berasal dari sponsor, bantuan/support dari orang tertentu, atau dari ticketingCari Dana Jika berasal dari sponsor, maka buatlah semua menjadi bahan proposal untuk mengajukan penawaran sponsorship. Tapi jika dengan ticketing, maka kita butuh modal untuk mengcovernya sampai event berjalanLakukanlah perhitungan dengan matang agar tidak mengalami kerugian5. Buat WorkflowAsian Para Games Workflow EventWorkflow merupakan alur kerja dan job desk dari masing-masing anggota tim, serta kepada siapa mereka untuk membuat workflow secara jelas agar tidak terjadi miss Siapa yang bertugas untuk mencari sponsorMenghubungi pengisi acaraBertugas sebagai show management teamMencari vendorDan lain-lainVendor adalah pihak ketiga yang menyuplai peralatan yang dibutuhkan event. Dengan kata lain, vendor adalah pihak yang menyewakan peralatan untuk mendukung event, seperti tech, lighting, sound system & dekorasi6. Promosi / PublikasiLakukanlah promosi minimal H-7 7 hari sebelum event dilaksanakan. Usahakan untuk menyasar target audience yang tepat agar promosi lebih H-1, kita juga harus memastikan semua equipment datang tepat waktu dan jangan lupa untuk melakukan pengecekan/ Web Dan Segudang Rahasia DidalamnyaB. EventPada hari H hari pelaksanaan event, tim harus mengecek semua peralatan dan memastikan bahwa semuanya sudah Checklist All ItemChecklist All ItemsPastikan semua equipment sudah lengkap, stand by dan terpasang sesuai juga apakah properti yang dibutuhkan sudah lengkap, pengisi acara sudah ready, seluruh tim siap melaksanakan tugas dan semuanya berjalan sesuai Jalankan AcaraSelanjutnya, laksanakanlah acara sesuai rundown yang telah dibuat dengan kerjasama lupa gunakan alat komunikasi yang memadai sebagai sarana pendukung agar lebih mudah berkoordinasi antar tim secara Post EventTentu saja masih ada hal yang perlu dilakukan setelah event selesai, diantaranya adalah 1. PublikasiBagikanlah semua poin-poin dan best moments yang terjadi di event tersebut ke seluruh media yang tim kamu ini akan menjadi testimoni sekaligus track record yang akan membuktikan bahwa agensimu telah berpengalaman untuk meng-handle berbagai Buat ReportDan tentu saja, laporan! Kita perlu membuat laporan yang menjelaskan bahwa event telah selesai dan berjalan dengan ini ditulis dalam bentuk tulisan yang berisi detail acara dan dalam bentuk gambar dokumentasi berupa foto.Laporan ini berfungsi sebagai pertanggungjawaban dari pihak Event Organizer kepada Event Owner pemilik acara, sponsor, penyumbang dana, dan pihak-pihak lain yang ini sifatnya opsional. Kamu boleh saja tidak membuatnya, tapi pembuatan report ini akan membuktikan bahwa tim kamu lebih Lakukan EvaluasiDo EvaluationDengan melakukan evaluasi, maka kamu dan tim akan menemukan apa saja hal yang perlu dibenahi untuk event bisa mengetahui bagaimana kinerja tim, bahkan efektifitas dari rancangan rencana itu kamu bisa memperbaiki berbagai kesalan yang telah dilalui dan mempertahankan & mengembangkan kelebihan yang dimiliki oleh Belanja Online Agar Tidak Tertipu & Kualitas BagusKesimpulanNah itulah beberapa poin dasar tentang bagaimana cara membuat event di sekolah, kantor ataupun sebuah saja ada banyak hal lain yang bisa dibahas. Tapi secara umum, poin diatas sudah menjelaskan apa saja hal penting yang perlu kamu bisa berimprovisasi dengan tim tentang apa saja hal lain yang perlu artikel kali ini, semoga bermanfaat. 😇 Lebih Banyak Kerangka dan Contoh Perencanaan Acara Garis Waktu Peluncuran Produk Bagan Organisasi Perencanaan Acara Daftar Periksa Perencanaan Acara Format Peta Konsep Proses alur kerja Creately membantumu melakukan ini dengan Template pra-desain untuk perencanaan acara Alat menggambar dan membuat diagram yang mudah untuk memperluas rencana acara Anda Bagikan dengan orang lain di tim Anda untuk kolaborasi dan pengeditan grup dengan waktu nyata Ekspor diagram sebagai SVG dan dalam format gambar yang sesuai untuk presentasi PowerPoint & Dokumen Word Panduan dan Praktik Terbaik Perencanaan acara adalah proses pengorganisasian dan pengelolaan proyek seperti peluncuran, upacara, pesta, kegiatan membangun tim, rapat, dll. Ini mencakup elemen seperti membuat garis waktu, penganggaran, dan mengatur makanan, transportasi, peralatan. Cara membuat rencana acara Tentukan tujuan dan sasaran acara yang Anda rencanakan. Tentukan apa yang ingin Anda capai di akhir acara. Menggunakan bagan organisasi, tetapkan tanggung jawab kepada anggota tim Anda untuk melaksanakan setiap tugas yang terkait dengan pengorganisasian acara. Buat peta pikiran untuk bertukar pikiran tentang langkah-langkah proses perencanaan acara dengan tim Anda. Gunakan kolaborasi waktu nyata Creately untuk mengedit diagram secara online. Atur langkah-langkah proses yang Anda identifikasi dengan bantuan templat garis waktu acara. Tandai tenggat waktu untuk langkah-langkah yang berbeda. Buat anggaran acara untuk semua pengeluaran termasuk tempat, pemasaran, katering, dll. Gunakan bagan perencanaan anggaran ini untuk melengkapinya. Setelah Anda memesan tempat untuk tanggal yang ditentukan, kenali mitra, sponsor, dan vendor lain untuk acara tersebut. Pastikan mereka dapat membantu Anda mencapai tujuan Anda. Dengan bantuan peta pikiran, bertukar ide untuk mengembangkan strategi pencitraan merek untuk acara tersebut dengan tim Anda. Buat sistem untuk mengukur keberhasilan acara Anda berdasarkan tujuan yang Anda tetapkan. Misalnya, bisa jadi jumlah peserta atau registrasi. Unduh diagram Anda sebagai SVG atau dalam format siap cetak atau bagikan dengan orang lain sehingga mereka dapat mengakses dan mengeditnya dengan cepat. Lebih banyak template dan ide visual dalam perencanaan dan manajemen acara Bekerja dengan alat yang kamu suka Integrasi yang memang dirancang dengan platform yang Anda gunakan setiap hari Ilustrasi event Foto Unsplash/Ezra – Agar event dapat berjalan sukes dan lancar tentu dibutuhkan perencanaan yang matang. Sebelum menyelenggarakan event satu hal yang menjadi pertimbangan yaitu konsep acara. Kegiatan apa yang hendak ditampilkan ke publik adalah pertanyaan yang harus dimulai sebelum lanjut ke fase berikutnya. Jika konsep acara yang jelas sudah ditemukan, maka tahapan selanjutnya bisa dilaksanakan mulai dari menyusun dalam penyelenggaran sebuah event yang pertama yaitu menentukan tema atau konsep event yang akan diselenggarakan. Contohnya, event konser musik akbar dengan mandatangkan artis dan selebriti, group band, idol group, girlband, penyanyi solo wanita atau pria top terkenal untuk memperingati hari musik tema atau konsep kegiatan telah ditentukan, pihak penyelenggara mengadakan kerja sama dengan berbagai pihak seperti brand populer untuk keperluan sponsorship yang dapat membantu masalah pendanaan. Untuk pelaksanaan kegiatan di lapangan, pihak penyelenggara perlu bekerja sama dengan event organizer berpengalaman yang dapat mengurusi banyak Merencanakan dan Mengeksekusi Event dengan Baik dan Terarah1. Membuat tema/konsep acara yang jelasFaktor utama yang menjadi pertimbangan diadakannya sebuah acara yaitu konsep atau tema acara yang jelas. Tema acara adalah faktor utama yang mengawali tahapan perencanaan selanjutnya. Bagaimana menentukan konsep event yang bagus? Konsep event yang baik adalah yang mampu memberikan hal-hal baru yang menarik bagi khalayak. Mungkin saja sebuah acara sudah pernah diterapkan sebelumnya. Namun dengan kreativitas yang tinggi, acara itu bisa dikemas dengan konsep yang baru dan dalam suasana yang lebih Juga 5 Festival Jazz di Indonesia yang Ditunggu-tunggu Penikmat MusikUntuk menyusun konsep acara, pihak penyelenggara melakukan diskusi atau brainstorming di antara anggotanya. Salah satu faktor yang mempengaruhi konsep acara yaitu target audience yang dituju. Dengan kata lain, siapakah orang yang diharapkan akan mendatangi acara yang akan diselenggarakan. Contohnya event bazaar produk-produk fashion dengan tema etnik yang diselenggarakan di mall terkemuka dan ditujukan untuk kalangan menengah ke atas, berjenis kelamin pria dan wanita yang berusia antara 25 – 40 Merencanakan anggaranSetelah tema acara ditentukan, maka tahap selanjutnya yaitu merencanakan anggaran. Penyelenggaraan sebuah event tentu membutuhkan biaya yang tidak sedikit. Selain itu, perlengkapan yang harus dipersiapkan sangatlah banyak mulai dari menyewa tenda, sound system, konsumsi, seragam crew, media iklan untuk branding, ID card, dan sejenisnya. Buatlah daftar checklist peralatan secara detail dan lengkap yang dibutuhkan untuk menunjang operasional daftar peralatan utama telah disusun, maka selanjutnya adalah mencari tahu harga tiap-tiap item yang ada dalam daftar tersebut. Untuk mengetahui berapa biaya masing-masing item tentu kamu perlu survei ke vendor-vendor terpercaya yang ada di kota kamu. Misalnya kamu ingin tahu berapa biaya produksi ID card sejumlah 200 pcs, maka kamu perlu mengecek harga cetak di tempat percetakan terdekat. Tips yang sering dilakukan oleh penyelenggara event biasanya mencari vendor yang bisa memberi harga lebih murah namun dengan kualitas yang bagus. Hal itu dilakukan untuk menekan ongkos produksi dan mencegah terjadinya pembengkakan biaya Susun timeline yang matangKesuksesan sebuah event sangat tergantung pada perencanaan yang matang. Salah satu cara yang bisa dilakukan untuk membuat rencana event yaitu dengan menyusun timeline. Timeline ini sangat diperlukan untuk mengetahui progress pelaksanaan dan sebagai alat monitor untuk memastikan bahwa segala sesuatunya telah dikerjakan dengan baik. Timeline ini perlu diberitahukan kepada penanggung jawab acara, koordinator lapangan atau event manager lalu disampaikan kepada setiap anggota tim agar mereka bisa memastikan bahwa pekerjaan akan selesai tepat pada Juga 100+ Daftar Media Partner Terlengkap untuk Promosiin Event KamuIlustrasi event Foto Unsplash/MD DuranMenyusun timeline dilakukan dengan membuat semacam tabel yang berisi tanggal dan bulan menjelang dilaksanakannya sebuah event. Dalam tabel timeline tersebut, kamu harus menentukan deadline dan bisa memastikan bahwa pekerjaan dapat terselesaikan sesuai tenggat waktu yang ditetapkan. Misalnya, tanggal 27 Oktober 2019 panggung konser sudah harus berdiri lengkap dengan semua sound system yang Buat rundown acara yang terencanaRundown merupakan jadwal atau rangkaian kegiatan saat berlangsungya event pada hari H. Rangkaian acara perlu disusun jauh-jauh hari sebelum acara terselenggara agar segala sesuatunya dapat dipersiapkan dengan baik. Selain itu, rundown berfungsi sebagai informasi bagi para calon pengunjung yang hendak datang ke acara. Tak jarang, orang tertarik datang ke sebuah acara setelah melihat rundown yang disampaikan oleh yang perlu ditampilkan pada rundown yaitu tanggal, tempat, waktu, dan rangkaian kegiatan. Lewat rundown, calon pengunjung bisa mengatur jadwal hari dan jam berapa mereka akan datang ke tempat acara. Misalnya seminar kewirausahaan dengan pembicara pebisnis kuliner yang sukses mendapatkan omset miliaran rupiah per bulan pada hari Minggu, 4 Desember 2017 pukul – WIB. Acara selanjutnya menghadirkan pebisnis tamatan SMP yang memberikan tips berbisnis kerajinan hingga menembus pasar internasional pada hari Minggu, 4 Desember 2017 pukul – Tentukan target yang hendak dicapaiTaget atau tujuan yang hendak dicapai merupakan inti dari sebuah acara. Tanpa tujuan yang jelas, sebuah event tak memiliki makna dan tidak memiliki manfaat apapun. Dalam pelaksanaan sebuah bazaar misalnya, kamu bisa menentukan berapa jumlah peserta dan target pengunjung yang diperkirakan akan hadir. Lebih spesifik lagi contohnya seperti ini bazaar diikuti oleh 200 peserta, dihadiri oleh pengunjung, dan membukukan transaksi senilai Rp. 1 miliar selama 3 hari Juga Jakarta Modest Fashion Week, Hadirkan Puluhan Desainer Busana dari 5 Benua6. Susun rencana alternatifAda kalanya satu rencana yang telah disusun ternyata tidak berjalan dengan semestinya. Nah, sebelum hal yang tak diinginkan itu terjadi, ada baiknya kamu menyusun rencana cadangan. Susunlah dan perkirakan beberapa skenario yang mungkin saja terjadi di lapangan. Misalnya jika ternyata pengisi acara utama ternyata berhalangan hadir, maka penyelenggara memiliki rencana lain untuk mengantisipasi hal Tentukan pengisi acaraPengisi acara sangat tergantung pada bentuk dan tema kegiatan yang akan dilaksanakan. Jika acara tersebut adalah konser musik tentu lebih tepat jika mengundang penyanyi, group band maupun musisi. Lain halnya jika acaranya adalah talkshow atau seminar, pengisi acaranya yaitu narasumber yang memiliki kompetensi dan keahlian di bidangnya. Selain pengisi acara, perlu diperhatikan juga siapakah MC master of ceremony, host atau moderator yang akan memandu jalannya mendapatkan pengisi acara, maka penyelenggara perlu mengundang pengisi acara tersebut jauh-jauh hari sebelumnya. Selain itu, kamu juga harus bisa memastikan bahwa pengisi acara tersebut bisa hadir pada saat acara berlangsung. Tentu saja, pengisi dan pembawa acara mendapatkan kompensasi berupa komisi atau honor yang diberikan oleh penyelenggara. Harga yang dipatok oleh pengisi maupun pembawa acara berbeda-beda tergantung reputasi atau jam terbang yang mereka Juga Menarik! Ini 15 Event Wisata Untuk Kamu Saksikan di Bulan September8. Kerja sama dengan vendor terpercayaPenyelenggaraan event membutuhkan berbagai macam peralatan pendukung seperti catering, sewa mobil, tenda, booth pameran, sound system, dan sebagainya. Tentu saja semua perlengkapan itu tidak bisa dipenuhi sendiri dan membutuhkan kerja sama dengan pihak lain sebagai vendor. Memilih vendor yang terpercaya bukanlah hal yang mudah. Pastikan bahwa vendor mampu memenuhi keperluan yang dibutuhkan dan bisa menepati deadline yang penyelenggara membutuhkan 250 booth pameran yang dibutuhkan dan vendor harus bisa memberikan sesuai permintaan. Untuk lebih mempererat kerja sama, kamu bisa menyodorkan kontrak kerja sama untuk mengantisipasi setiap kemungkinan yang terjadi. Dengan kontrak kerja sama, maka vendor lebih memiliki komitmen untuk menyediakan segala jenis keperluan. Selain itu, dengan kontrak kerja sama pula, kamu bisa bernegosiasi masalah harga agar bisa lebih Selesaikan masalah perizinanSebuah acara bisa terselenggara dengan lancar karena telah mengantongi izin dari pihak berwenang maupun pihak-pihak terkait. Perizinan merupakan bentuk legalisasi bahwa acara diselenggarakan sesuai koridor hukum dan sebagai cara untuk mengantisipasi hal-hal yang tidak diinginkan. Selain itu, dengan perizinan yang jelas, event dapat terselenggara dengan aman dan setiap pengunjung yang hadir, peserta maupun pihak penyelenggara sendiri mendapatkan perlindungan dari aparat kegiatan yang membutuhkan izin dari kepolisian yaitu bazaar, pameran, konser, pasar malam, pawai, karnaval, dan sejenisnya. Persyaratan perizinan event yaitu dengan mengajukan surat permohonan yang berisi bentuk, waktu, dan tempat kegiatan, pengisi acara, dan jumlah peserta. Kelengkapan lain yaitu melampirkan proposal kegiatan, izin tempat, dan fotokopi KTP penanggung jawab. Perizinan harus dilayangkan ke kepolisian minimal 7 hari sebelum acara Juga Event-event yang Menarik Untuk Cari Hiburan dan Nambah Pengetahuan10 Pendelegasian tugas yang jelasKeberhasilan sebuah event tidak bisa dicapai jika tidak ada kerja sama tim. Oleh karena itu, penyelenggara event harus membentuk tim yang solid dan bisa bekerja sama dengan baik satu sama lain. Untuk membentuk tim event organizer yang kuat, masing-masing anggota harus mengetahui tugas dan tanggung jawab yang bahwa tiap-tiap anggota memiliki keahlian sesuai dengan tugas yang diberikan. Deskripsi pekerjaan yang jelas perlu diberitahukan baik lewat briefing maupun dokumen tertulis agar anggota tidak kebingungan dan bertanya-tanya apa yang harus Menentukan media promosiAcara yang sebagus apapun tidak akan diketahui oleh orang jika tidak disebarluaskan. Oleh karena itu, media promosi sangat diperlukan untuk menyampaikan event yang hendak diselenggarakan. Beragam media promosi yang bisa dimanfaatkan untuk mengiklankan event misalnya surat kabar, majalah, radio, internet, media luar ruang atau media promosi tentu saja mempertimbangkan budget yang tersedia. Agar lebih efektif dan efisien, pilihlah media promosi yang bisa memberikan dampak semaksimal mungkin dengan biaya seminimal mungkin. Jika budget memang mencukupi, tidak ada salahnya memakai media promosi yang mahal biayanya seperti billboard misalnya. Namun, jika dananya terbatas, maka media sosial populer seperti Facebook, Instagram atau Twitter bisa menjadi pilihan yang Juga Daftar Hari-hari Besar Nasional dan Internasional yang Diperingati Setiap Tahun12. Cari media partner yang tepatMedia massa seperti koran, majalah, dan media online bisa dijadikan mitra untuk ikut membantu menyebarluaskan event. Lewat media partner, pihak penyelenggara bisa menekan biaya promosi karena media massa memiliki jaringan yang kuat dan audiensnya masing-masing. Memilih media partner yang tepat tak bisa dilakukan secara sembarangan. Pastikan bahwa audiens media partner memiliki kesamaan demografis maupun psikografis dengan audiens yang dituju oleh penyelenggara event beauty expo yang menyasar kaum perempuan tentu lebih mengena jika menggandeng media partner seperti majalah lifestyle wanita. Sistem media partner yang sering dipakai yaitu full barter atau berbayar. Jika pihak penyelenggara tidak mau mengeluarkan uang untuk media partner, maka bisa menawarkan full barter dengan menampilkan logo media partner tersebut di setiap media promosi. Sebagai kontraprestasi, media partner menyebarluaskan informasi event lewat setiap channel yang Evaluasi setelah pelaksanaan eventSatu hal ini seringkali terlewatkan dalam penyelenggaraan event. Padahal, evaluasi setelah pelaksanaan event sangat diperlukan sebagai bahan masukan dan pertimbangan agar event yang akan dilaksanakan di kemudian hari bisa lebih sukses. Lewat evaluasi pula, kamu bisa mengetahui kelemahan-kelemahan yang terjadi selama berlangsungnya acara dan memperbaikinya pada event sebuah event ditentukan banyak faktor. Dengan planning yang matang disertai dengan pelaksanaan di lapangan yang baik maka event bisa berjalan sesuai rencana dan mencapai target yang diharapakan.

cara membuat konsep acara